Faça o melhor com as ferramentas disponíveis! Inovar no inventário de estoques em um cenário limitado

Eu já contei aqui como conseguimos retornar nosso KPI de acuracidade de estoque para acima de 99% e depois disso, finalmente, chegou o momento de podermos aplicar algumas melhorias para a área que há tempos tínhamos notado a necessidade de tornar o processo mais fluido.

A nossa experiência com o inventário era marcada por ser cansativa, estressante, onerosa, utilizar muito papel e ser bastante manual.

Por esse motivo, remodelamos o processo focando em solucionar essas dores e também em antecipar algumas necessidades ainda não listadas, como por exemplo permitir a monitoria e análise à distância. Porém, antes que sugiram colocar coletores, não tínhamos orçamento e o nosso ERP não permite as integrações.

Mesmo assim, aplicando apenas medidas muito simples e acessíveis conseguimos ganhos bastante interessantes!

1. Eliminamos todos os papéis do processo de inventário;
2. Geramos feedback da contagem para quem conta e para quem analisa simultaneamente;
3. Tornamos a operação da expedição mais fluida em dias de inventário;
4. Tornamos o processo mais enxuto e com pessoas responsáveis por cada etapa;
5. Reduzimos erros de comunicação e movimentações indevidas;
6. Reduzimos a quantidade de pessoas envolvidas no processo;
7. Reduzimos necessidade de recontagens;
8. Reduzimos o tempo para liberação dos produtos.

Estudamos nosso contexto, envolvemos o time, fizemos benchmarking e montamos as seguintes mudanças:

Torná-la menos cansativa e estressante

As contagens duravam o dia inteiro, quando eram rápidas. Além da contagem, que precisavam ser feitas duas vezes para depois comparar os resultados iniciais, ainda tinha o tempo de consolidação das informações.

Adotamos o inventário rotativo para contarmos de forma periódica e segmentada, de modo que, ao final de um certo período, todos os itens do estoque seriam contados. Percebam que só pudemos adotar esse método porque já tínhamos mais confiabilidade nos dados. A divisão precisava ser equilibrada e considerar a demanda de cada área, fazendo o possível para minimizar o cansaço da tarefa.

Passamos a enviar um email com a divulgação do planejamento com a programação das áreas a serem contadas e os dias com antecedência, com convite na agenda de todas as pessoas envolvidas, evitando problemas de comunicação e divergências por movimentações sistêmicas indevidas.

Torná-la menos onerosa

Antes, todo o time precisava estar mobilizado para contagem e não havia expedição nestes dias. Para não prejudicar a operação de expedição com uma tarefa que não agrega valor ao nosso cliente final, nós substituímos o dia inteiro que ficava parado por uma hora por dia ao longo da semana e reduzimos a quantidade de pessoas dedicadas a essa atividade. Além disso, com a redução da quantidade a ser contada, os produtos passaram a ser liberados no mesmo dia. Assim, não interrompemos mais os envios dos pedidos que sempre acresciam 01 dia no prazo por conta disso.

Automatizar e eliminar uso de papel

Todas as áreas tinham pelo menos duas cópias impressas com os SKUs para serem contados, as pessoas só saberiam se as contagens estariam corretas ou não depois de finalizar tudo, as recontagens eram sinalizadas com mais papel e os cálculos eram feitos de “cabeça”, pelo celular ou com a calculadora.

O ERP atual infelizmente não permite a contagem por coletor integrado, que foi de cara nossa primeira opção para reduzir erros de contagem e economizar tempo. Por esse motivo, precisávamos trazer uma solução com as ferramentas que tínhamos.

Então criamos uma planilha automatizada no google sheets atualizada com a área de contagem do dia, na qual a pessoa poderia fazer a busca por filtro pelo código do produto e digitar o valor encontrado na coluna correspondente, a soma total já aparecia e era comparada com o saldo sistêmico indicando se precisava fazer nova recontagem ou não. Todas as pessoas envolvidas na auditoria estavam na mesma planilha e assim concomitantemente poderiam consultar o andamento e resultados.

“Isso permitiu que a auditoria pudesse ser avaliada e orientada inteiramente à distância e que as etapas acontecessem ao mesmo tempo.”

Agora não precisava aguardar completar a página para depois avaliar, era possível avaliar e lançar no sistema ao mesmo tempo que o pessoal terminava a contagem dos outros livros e inclusive gerenciar outras atividades em paralelo. Adicionalmente, alteramos o processo de inserção dos dados no sistema e agora tornou-se possível salvar os dados enquanto ainda estava em fase de finalização.

“Com a criação da planilha o uso de papel reduziu para zero.”

Vale ressaltar que é fundamental ouvir o time durante as alterações, pois puderam sugerir melhorias, dar feedbacks e acompanhar passo a passo as mudanças implementadas.

Além disso, ao perceber a necessidade de propor melhorias, antes de fazer um grande investimento, analise direitinho se não tem alguma oportunidade de inovação que já te apresente resultados, para que você consiga testar e melhorar a partir disso.