Acuracidade do estoque: Como fizemos o indicador de auditoria retornar para acima de 99%

A auditoria de estoque é o processo mensal que fazemos de contagem de todos os itens presentes no estoque físico para conferir com o saldo que temos no sistema.

Ter um estoque com alta acuracidade garante melhores previsões de compra, disponibilidade dos produtos no momento ideal para os clientes e contribuem para uma expedição mais fluída.

Esse indicador mostra o quão confiável está o estoque.

Nosso estoque do Centro de Distribuição é dividido em dois espaços de armazenagem: paletes e estantes. Todo livro tem caixas nos paletes organizadas em lastros e unidades organizadas nas estantes para ficar mais próximos da expedição.

Habitualmente, ao fazer as auditorias, nossos resultados estavam acima de 99%. Entretanto, surgiram mais desafios, fomos para um centro de distribuição 3x maior, aumentamos nossa demanda em pelo menos 34% e ainda estávamos com o mesmo time. Com a mudança, é natural sofrer o processo de readaptação, nosso indicador caiu para 98%, repetindo esse resultado ainda por 3 meses consecutivos. Porém, tudo estava sendo feito exatamente como fora instruído, ficou claro portanto que o procedimento antigo já não era o mais adequado para a nova situação.

O processo seguiu da seguinte forma:

1) Avaliamos todas as entradas e saídas do nosso processo

Foi feito um trabalho que precisou sensibilizar todo o time, todas as etapas foram minuciosamente estudadas, bem como tudo o que poderia influenciar na divergência do estoque.

2) Encontramos os gargalos

Fizemos o mapeamento das etapas para construímos um fluxograma de relação entre as áreas e assim ficou mais evidente onde estavam os gargalos.

3) Em seguida, fizemos uma investigação para identificar os problemas e possíveis causas.

Fizemos brainstorming para levantar quais seriam os problemas mais críticos, utilizamos o diagrama de Ishikawa para encontrar as principais causas.

4) Desenvolvemos um plano de ação baseado na ferramenta 5W2H, assim verificamos o que seria feito, por que, onde, quando, por quem, como e quanto custaria.

Identificamos quais eram as áreas críticas e intensificamos a frequência de contagens para as áreas que apresentavam mais divergências. Foram criados e remodelados procedimentos do próprio processo de contagem, recebimento e devolução de material, avaria, estoque morto, formação de lastros, garantimos que todo material tinha sua etiqueta.

5) Por fim, executamos e acompanhamos os KPIs e o feedback da equipe.

O processo foi mapeado, remodelado e testado. Conseguimos voltar por meses consecutivos ao patamar acima dos 99%. Esses 99% representavam um nível de excelência maior do que os 99% que tínhamos partido.

A chave foi manter a equipe engajada e comprometida com a palavra de ordem: organização.

Se você vende seu produto no e-commerce e na hora de fazer o envio percebe que ele já acabou ou emite novas ordens de compras de reposição com base no seu sistema e depois percebe que afinal você ainda tinha armazenado, você está com problema de baixa acuracidade de estoque. Nesse caso, reforço a importância de aplicar esse processo para também alavancar seus resultados.